La délégation ou comment optimiser la gestion de votre équipe

Managers, si vous déléguiez une partie de vos missions aux membres de votre équipe?

Le terme "délégation" est souvent utilisé mais comment est-il concrètement mis en pratique?

 

1.Qu'est-ce que la délégation ?
 

La délégation consiste à confier à une ou des personne.s de votre équipe des nouvelles missions, qui s'ajoutent à son/leur périmètre.

Elle vise non seulement à :

1. vous rendre plus efficace et centré sur l'essentiel, en vous libérant du temps et des ressources; mais également à :
2. valoriser un collaborateur en élargissant son champ de compétences et en développant sa responsabilisation
3. renforcer la confiance de part et d'autre
4. faire grandir votre équipe
5. motiver les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes

 

En tant que manager, savoir quand et comment déléguer est essentiel pour une gestion efficace.

 

2.Quelle est votre aptitude à déléguer?

 

Nous avons conscience qu'il n'est pas aisé de déléguer. Nous sommes passées par là et avons vécu cette situation.

Lors de nos accompagnements, nous entendons régulièrement  : "J'irai plus vite seul", "le travail ne sera pas fait comme je veux", "ça va me prendre plus de temps à expliquer qu'à faire", "mon équipe est déjà surchargée" ... "mais je sais que je dois déléguer"...

Comment ces phrases font-elles écho en vous?

 

Oui, la délégation est un acte de management courageux et délicat :

• d'une part, vous acceptez de ne plus réaliser une tâche/activité que vous maîtrisiez tout en étant incertain de la qualité du travail effectué par une autre personne
• d'autre part, la délégation, pour qu'elle aboutisse à une réussite, demande de la préparation, donc du temps au départ
• enfin, déléguer ne signifie pas abandonner; c'est permettre aux membres de votre équipe de développer leurs compétences et de réussir là où vous avez déjà probablement fait vos preuves!

 

Pour vous aider à identifier votre capacité à déléguer, nous vous invitons à compléter le questionnaire ci-dessous, issu de La Boîte à outils du Manager, Rémi JUËT :

	0	1	2	3	4	5
J'augmente le champ des responsabilités de mes collaborateurs
Je donne de la valeur à ce que je délègue à mon collaborateur
Je prépare mes collaborateurs à assumer de nouvelles tâches ou missions
J'accompagne le collaborateur dans les premières mises en oeuvre de la délégation
Je contrôle la réalisation de ce que j'ai délégué

0 : Jamais / 1 : Presque jamais / 2 : Occasionnellement / 3 : Généralement / 4 : Presque toujours / 5 : Toujours

Quel est votre score?

Pour le calculer :

• additionnez les notes attribuées
• multipliez ce résultat par 100
• et divisez-le par 25 (total maximum possible)

Si votre score se situe :

• entre 80 et 100 : la délégation est un de vos points forts

• entre 50 et 80 : cette compétence est à renforcer

• entre 0 et 50 : cette compétence est à mettre en place

 

Développer cette compétence, c'est accepter de ne plus faire en aidant les autres à faire et prendre conscience que c'est ce qui est attendu du métier de manager!
 

3.Comment déléguer efficacement?

 

Votre rôle, en tant que manager, est d'adapter les missions aux capacités, compétences et temps des membres de votre équipe.

Il est donc primordial de connaître chaque personne : s'intéresser à son mode de fonctionnement, ses besoins, ses intérêts, ses points forts et ses ressources.

Aussi, la délégation ne se réalise-t-elle pas en un claquement de doigts mais en procédant par étapes, qui vous aident à clarifier les missions et responsabilités et à définir des niveaux de délégation progressive.

3 étapes en amont :

1. Identifiez les missions et les activités qui relèvent de votre responsabilité et que vous devez assumer (ex : le management de l'équipe, la stratégie, les objectifs, certains sujets sensibles ou confidentiels, l'évaluation des performances, le recrutement et l'on-boarding ...)
2. Identifiez les missions, activités et/ou responsabilités que vous pouvez confier à un collaborateur
3. Analysez les compétences, les capacités & les besoins de vos collaborateurs, questionnez-les sur leurs envies. Vous pouvez rencontrer plusieurs situations :

• un collaborateur qui manifeste ou vous dit clairement qu'il souhaite réaliser de nouvelles missions/se voir confier de nouvelles responsabilités
• un collaborateur qui ne vous fait pas part naturellement de ses souhaits, et qui assument les missions qui lui sont confiées
• un collaborateur dont le potentiel est sous utilisé
• un collaborateur qui ne souhaite pas particulièrement assumer de nouvelles responsabilités, tout en ayant la volonté de continuer à progresser dans son poste

Le + pour vous aider?

Vous pouvez compléter un tableau dans lequel vous inscrivez pour chaque collaborateur :

      -ses nom/prénom

      -ses points forts & compétences

      -son envies & centres d'intérêt

      -ses compétences à développer

      -les activités/missions que vous pouvez lui déléguer

 

Vous avez  maintenant les éléments nécessaires entre vos mains pour partager vos réflexions avec vos collaborateurs.

 

Les clés? Exprimer ses besoins et attentes ET écouter!

1. Echangez avec chaque collaborateur pour lui présenter la délégation envisagée : nous vous encourageons à lui expliquer que vous avez besoin de son aide, les raisons pour lesquelles vous avez confiance en lui pour réaliser ces nouvelles activités, le contenu des activités, les délais attendus ... N'hésitez pas à laisser des moments de silence et à demander l'accord de votre collaborateur.
2. Définissez un niveau de délégation progressif, en fonction des activités et des compétences :

• stade 1 : une délégation de tâches précises et définies. Le collaborateur applique ce que vous lui demandez, il ne prend aucune décision
• stade 2 : une délégation "accompagnée" : le collaborateur ne sait pas encore "faire". Vous lui montrez comment réaliser telle ou telle activité pour qu'il progresse pas à pas. Au fur et à mesure, il vous fait des propositions sur lesquelles vous apportez un feedback constructif.
• stade 3 : une délégation des décisions avec un compte-rendu : votre collaborateur sait faire et est autonome dans ses actions et décisions. Il vous fait un debriefing à votre ou à sa demande.

Certains collaborateurs, dont le principal besoin est la "sécurité", pourront rester au stade 1. D'autres, animés par le besoin de "considération" ou de "réalisation de soi", avanceront rapidement vers le stade 3, voire commenceront directement par le stade 2.

Ces étapes sont importantes, déléguer sans préparation en amont, sans contrôle, sans définition d'objectifs est voué à l'échec!
 

De plus, quel que soit le degré d'autonomie de vos collaborateurs, la délégation demande de trouver un bon équilibre entre délégation et contrôle. Voici quelques conseils :

• Définissez clairement vos attentes et des objectifs clairs
• Donnez des instructions précises afin d'éviter les malentendus
• Faites part de vos besoins en terme de suivi
• Faites confiance à votre équipe, et n'entrez pas dans le micromanagement : si la délégation n'exclut pas le contrôle, attention à ne pas surveiller tout ce que fait le collaborateur dans le détail
• Communiquez régulièrement : lors de vos one-to-one par exemple, pour suivre l'avancée des missions et des progrès
• Pratiquez une écoute active : soyez à l'écoute des préoccupations et des réticences. Si un collaborateur rencontre des difficultés, vous demande de l'aide, vous pouvez le rassurer et ajuster la délégation

 

En conclusion, la délégation est un outil puissant pour améliorer l'efficacité et la performance de l'équipe, à condition qu'elle soit préparée et suivie.

Vous augmentez ainsi le champ des responsabilités de vos collaborateurs, les valoriser et leur démontrer votre confiance.

Si vous rencontrez des difficultés à "ne plus faire" et à accepter que le chemin pris pour atteindre l'objectif peut être différent du vôtre :

Souvenez-vous : une des missions du manager est d'inscrire les membres de son équipe dans une dynamique de progrès!